Letzte Änderung: 29.03.2014
Registrierte Personen: 90
Status: Gast

Erste Grundlagen

Geschäftsprozessmodellierung ist eine Methode, die dazu dient, den Ablauf von Prozessen festzustellen, um ihn zu verbessern.

Verbessern bedeutet - optimaler gestalten und deshalb wird auch oft von Geschäftsprozessoptimierung gesprochen.

Genau genommen gehört beides zusammen, denn man muss schließlich den Prozess als modellhaften Ablauf erst einmal kennen, bevor man ihn verbessern kann. Insofern ist die Modellierung die Voraussetzung für die Optimierung.

Ein ständiger Zyklus von Geschäftsprozessmodellierung und Geschäftsprozessoptimierung wird auch als Geschäftsprozessmanagement (GPM) bezeichnet. Es umfasst alle Aufgaben, die mit dem Lebenszyklus von Geschäftsprozessen verbunden sind, von der Analyse und Modellierung über die Optimierung und Implementierung bis hin zur Überwachung der Ausführung und Auswertung mit dem Ziel der kontinuierlichen Verbesserung sowie der Entwicklung innovativer Prozessorganisationen.

In welcher Hinsicht der Prozess verbessert werden soll, muss vorher überlegt und verabredet werden.
Das kann heißen:

  • einfacher und schneller,
  • sicherer und genauer, z.B. bei Terminen und Fristen, aber auch
  • mit weniger Aufwand und Kosten oder
  • mit besserem Ergebnis für den / die Bürger.

Die Methode der Geschäftsprozessoptimierung hat somit keine eigenen Ziele.
Sie ist eine Vorgehensweise, die sich im konkreten Fall danach richtet, von welcher Situation ausgegangen werden muss und wohin man mit der Prozessverbesserung kommen möchte.
Um so mehr kommt es darauf an, die Ziele am Anfang genau zu klären und konkret zu definieren, um am Ende den Erfolg der Verbesserung bewerten und messen zu können.

Die öffentliche Verwaltung stehen vor dem Problem, dass sie trotz finanzieller Krisen ihre Leistungsfähigkeit erhalten oder sogar noch steigern muss. Die Frage: Welche Produkte / Leistungen sollen oder müssen angeboten werden? steht deshalb immer auf der Tagesordnung. Erfahrungsgemäß kommen aber eher Aufgaben hinzu, als dass welche wegfallen können. Deshalb ist die Fragestellung: Werden diese Produkte / Leistungen auf dem richtigen Wege erstellt? u.U. hilfreicher.

Produkte und Leistungen entstehen im Laufe eines Prozesses, der in Unternehmen als Geschäftsprozess bezeichnet wird. Aber auch Verwaltungen erbringen ihre Leistungen auf einem Verfahrensweg, der aus Tätigkeiten, Aktivitäten und Verrichtungen besteht, die Ressourcen verbrauchen und von Mitarbeitern verschiedener Organisationseinheiten in einer Reihenfolge erbracht werden, die von inhaltlichen Zusammenhängen sowie von Regeln gesteuert wird. Das Verfahren wird durch ein Ereignis oder einen Tatbestand angestoßen und endet mit einem Ergebnis für einen Abnehmer (Produkt oder Leistung). Die beteiligten Organisationseinheiten können interne Verwaltungsbereiche, andere Behörden oder auch externe Institutionen sein.

Margrit Falck

26.11.2013