Letzte Änderung: 29.03.2014
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Institutionalisiertes Geschäftsprozessmanagement

Kontinuierliche Verbesserung bedarf organisatorischer Rahmenbedingungen. Mit dem Begriff Institutionalisierung soll dieser Aspekt in den Vordergrund gerückt werden. Eine Institutionalisierung einer kontinuierlichen Verbesserung der in einer Organisation erfolgenden Prozesse ist wichtige Grundlage eines funktionierenden Geschäftsprozessmanagements. Sie ist vergleichbar mit der Einrichtung eines für eine Organisation zentralen Multiprojektmanagements.

Dabei werden Umsetzungen in großen Organisationen anders aussehen, als in kleineren. In kleinen Organisationen mögen einzelne Akteure die Aufgaben eines institutionalisierten Geschäftsprozessmanagements als Zusatzaufgabe erledigen, in größeren Organisationen wird man möglicher Weise eigene Organisationseinheiten bilden.

Welche Aufgaben fallen an?

Zunächst sind strategische Entscheidungen zum Werkzeugeinsatz und zu Modellierungsstandards und Modellierungsrichtlinien (sorgen für Einheitlichkeit der Modellierung über die Modellierungsstandards hinaus) zu fällen.

Die für das Geschäftsprozessmanagement ausgewählte Werkzeugunterstützung ist den Modellierern bereit zu stellen, für Aktualisierungen ist Sorge zu tragen. Schulungen oder Beratungsunterstützung sind selbst anzubieten oder zu vermitteln.

Auch ein übergeordneter Blick auf alle modellierten Prozesse sollte angelegt werden. Möglicherweise erkennt man hierdurch noch weitere Optimierungspotenziale und sei es „nur“ im Hinblick auf die informationstechnologische Unterstützung. Außerdem sollte auf diese Weise ein einheitliches Layout der Modelle abgesichert werden.

Ein organisationsweites Konzept zur Überarbeitung der entwickelten Geschäftsprozessmodelle ist zu entwickeln. So ist zu klären, wie Verbesserungsvorschläge in die Geschäftsprozessmodelle einfließen können. Zuständigkeiten für die Modellierung sind ebenso festzulegen. Und schließlich ist die Freigabe aktualisierter Geschäftsprozessmodelle festzulegen.

 

Entlang der strategischen Ausrichtung einer Organisation sorgt institutionalisertes Geschäftsprozessmanagement für die Rahmenbedingungen eines kontinuierlichen organisationsweiten Geschäftsprozessmanagements.
Institutionalisierung

 

Wichtig ist es auch die generelle Verzahnung von Geschäftsprozessmodellen und IT-Unterstützung zu regeln.

Weiteres zum Thema Instituionalisierung finden Sie im Kapitel 3.4 in meinem Lehrbuch "Geschäftsprozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung. Eine Einführung", das zum Sommersemseter 2012 in der Schriftenreihe  der Forschungsstelle für Betriebsführung und Personalmanagement erscheinen wird.

Dagmar Lück-Schneider

Quellenangaben:

  • Vereinfachte Abbildung nach Lück-Schneider (2012), Geschäftsprozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung. Eine Einführung (Schriftenreihe der fbp Bd. 9). Neuhofen/Pf., S.34

14.02.2012